ペーパーレス化でコスト削減・業務改善！

注文処理や問い合わせのため以前に受信したFAX文書を見返す際、「戸棚からファイルを探して取ってくる」「ファイルの中からFAX文書を探す」という多くの手間と時間がかかっていました。

・受信FAX文書は担当者に渡していたので、お客様から問い合わせがあっても担当者が不在の時はどこにFAX文書があるのかわからず、スムーズに対応できないこともありました。

・広告やDMのFAXが多く、無駄な印刷費が発生していました。

今まで紙をメインでされていたため、電子化することに抵抗感のある方も多かったですがドキュワークスの講習を何回かに分けて実施することで、具体的なイメージを持っていただけました。

• 単純に紙の削減ではなく、業務の工数の削減にもつながるため、業務の効率化にも一役買うことができました。
• 一部の方ではなく、全社員の方が協力してくださっため、社内のコミュケーションUPにも繋がったと伺いました。
• 以前からペーパーレス化に興味をお持ちでしたので、情報の共有も同時に行えることが前向きに検討いただけるいい材料となりました。

ペーパーレス化の要となるのは、富士ゼロックスの電子化ファイリングソフト「DocuWorks(ドキュワークス)」です。直感的な操作で電子化した文書を編集・管理することができ、業種を問わず多くの企業で活用されています。

今回はそのドキュワークスと一緒に「ApeosWare Flow Service(アペオスウェア・フロー・サービス)」をご提案しました。複合機と連携し、スキャンした紙文書やFAX文書を社内ネットワーク内で配信・保存を行うことができ、ドキュメントフローの構築を可能にします。

どんな条件で配信ルートを決めるか、保存形式はどうするか等、ペーパーレス化に伴うルール作りをお客様と一緒になって構築していきました。

電子化しても、人の手を加えなければ無用の長物となってしまいますが、日鐵鋼業様では細かくフォルダ分けすることでより検索しやすく工夫されています。また、文書のファイル名の付け方についても「日付」なのか「物件名」なのかを目的ごとにしっかりと定めておられます。

運用ルールを事前にしっかりと決め、全社的に周知徹底を図ることによって効率のよい文書管理が可能になり、より一層の効果が出ているのだと思います。

小山様(左)と高宮

これまでは紙でのやり取りがほとんどだったので、ペーパーレス化すると聞いて当初はどうなるか不安でした。今では、ほぼ全ての社員がドキュワークスを使いこなし日々の業務の中で当たり前のように便利に活用しています。

一番導入して良かったことは、お客様の問い合わせに担当関係なく即座に対応できるようになったことです。社員の一体感も出ましたし、何より自然とコミュケーションが図れるようなりました。

業務改善への取り組みは様々な方法を試したり実践したりしていますが、DocuWorksは今後もずっと使い続けたいと思っています。