ペーパーレスFAXが経費削減と業務効率UPを実現。

ペーパーレスFAXが経費削減と業務効率UPを実現。

■事例カテゴリ

  • ハードウェア
  • ソフトウェア

無駄な用紙の削減とお客様情報の管理やFAXの運用等に複合機とDocuWorksを上手く活用されている事例です。それまで紙で行っていた作業を電子化することによって業務効率が大幅にUPしました。

営業部-田村

東洋電設株式会社様 会社概要

ペーパーレスFAXが経費削減と業務効率UPを実現。
住所 : 
〒721-0954 広島県福山市卸町9-11
TEL : 
084-957-4177
URL : 
http://toyo-tel.com/

NECの正規販売店として備後地域を中心に電話・通信機器の販売・設置・施工をされています。最近ではGoogleの代理店にもなられ、スマートフォンとGoogleサービスを活用した業務改善の提案も行われています。

不要なFAXを印刷したくない。煩雑な電子文書管理を効率化したい!

導入前の課題と問題点

  • FAXは紙で出力していたため、広告など無駄なカウント料金(コスト)がかかっていた。
  • 仕事柄FAXテストが多いが、事務所に誰かいないと返信ができないため困っていた。
  • 見積り、構成図、提案書などのお客様情報を電子管理しているが、見積りソフトからは直接電子データに吐き出しできなかったので、いちいち紙に出してスキャンして電子化しており、無駄なコストと手間がかかっていた。
  • お客様にお持ちする提案書のカラー印刷の色が悪かった。

 

配線図なども紙に出力して管理していました。

ご提案内容

  • 提案書などでカラー印刷を使っておられたため、カラー印刷ではNo1のXEROXの複合機をご提案。
  • 複合機のジョブフロー機能(自動転送機能)でペーパーレスFAX化で経費と手間を削減。
     ≫ジョブフロー機能に関する詳細を読む
  • 電子化した文書(スキャン及びFAXデータ)の管理と活用をしていただくためにDocuWorks7.3をご提案。
  • 電子印や簡単な加筆・修正方法のデモを実施し、実際の運用に近い形で体験頂きました。

 

DocuWorksで快適オフィス改善 前編・後編「DocuWorksで課題解決」

■youteube富士ゼロックス公式チャンネル

 

導入後の紙の流れ

ペーパーレス化イメージ

出先からはiPhoneで社内にリモートアクセスして確認しています!」

出先からはiPhoneで社内にリモートアクセスして確認しています!

FAXを受けてから確認・返信するまでに紙は1枚も出力されません。
ポイントは複合機の「ジョブフロー機能」と「DocuWorks(ドキュワークス)」!御社に合わせた環境を作ってデモも実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

※東洋電設様では受信したFAXの転送先をサーバーにして、社員が共有で見ることのできる環境の構築をされています。

リモートアクセスの事例はこちら

≫有限会社アカダ住建様 導入事例

≫株式会社アルミス 広島支店様 導入事例

 

お客様の声

【森社長より】

森社長より

本当に便利になりました!以前は紙を一旦出力して印鑑を押してスキャンして電子化(見積り等)して保存していましたが、今は紙を出さなくて良いし、印鑑を押す手間なども無くなりました。

紙の出力が本当に減ったし、電子で簡単に加筆・修正ができる点も便利に活用しています。

業務内容に合ったDocuWorksセミナーもしてもらったので、大変分かりやすかったです。

【出張(ではり)様より】

出張(ではり)様より

仕事柄、出先からFAXテストをする際に事務所に誰かいないと届いたかどうかわからないし、返信ももらえませんでした。今はペーパーレスFAXなのでFAXを送ったら社内のサーバーへリモートアクセスをして届いたFAXを確認し、その場から返信もできているので楽になりました。

また、最終データ形式はPDFで管理しているのですが、DocuWorksに一度変換してPDF化することで1ファイルあたりの容量が以前の10分の1程度になっているので、サーバーの容量も気にせず運用できています。

以前の複合機に比べ色やスキャン精度も上がったため、提案書や各種資料のクオリティもUPしているのではと思います。

 

お役立ち情報

DocuWorksをお使いの方は、ぜひ「岡山DocuWorks倶楽部」というサイトをご覧になってみてください。DocuWorksの導入事例や活用方法など、役に立つが満載されています。

▼岡山DocuWorks倶楽部
http://www.fujixerox.co.jp/okx/product/event/dw/

 

東洋電設様より

・NTT・KDDI・ソフトバンクなどのあらゆる通信キャリアからお客様ごとに最適な回線見直しの提案ができます。(経費削減や利便性UPなど)

TV会議システム(ポリコム、NEC)やクラウド型のポスレジ(NEC)をしています。

 

担当者より

担当者より

クラウドやリモートアクセスを利用して効率良く業務を行われていましたが、紙媒体を電子にするという部分で手間がかかるという課題をお持ちでした。紙を電子化する窓口となる複合機と文書管理を行うDocuWorksを使って効率UPのお手伝いをすることができ、うれしく思いました。

個人的にも東洋電設様とはビジネスフォンやインカムなどの案件で連携することも多いので、お互いにDocuWorks文書でやりとりが出来る点も良かったと思います。

森社長からも「とっても便利になった!」というお言葉をいただくことができて万々歳です!ありがとうございました。

製品情報

製品名DocuCentre-IV C2263PFS + DocuWorks7.3
メーカー富士ゼロックス
価格(税別)DocuCentre-IV C2263PFS:1,450,000円
DocuWorks7.3:15,200円
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