ペーパーレス化でコスト削減・業務改善!

ペーパーレス化でコスト削減・業務改善!

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図面や注文書など大量の紙文書を管理されていた日鐵鋼業様。FAXのペーパーレス化を導入し、当初は社員の方も半信半疑でしたが今では無くてはならない存在になっています。

006_営業部-高宮

日鐵鋼業株式会社様 会社概要

ペーパーレス化でコスト削減・業務改善!
住所 : 
〒721-0952 福山市曙町4丁目16-14
TEL : 
084-953-0816
FAX : 
084-953-1877
営業時間 : 
9:00~17:30
URL : 
http://nittetu.jp/

鋼板・丸鋼・平鋼(FB)・角鋼などの鋼材販売やレーザー切断、ガス溶断、鋸切断、溶接・機械加工を行なわれています。「不可能を可能に変えるプロフェッショナル集団」を目指されており、社員の方はいつも明るく元気で気持ちのいい笑顔で迎えて下さいます。

文書管理の課題と問題点

注文処理や問い合わせのため以前に受信したFAX文書を見返す際、「戸棚からファイルを探して取ってくる」「ファイルの中からFAX文書を探す」という多くの手間と時間がかかっていました。

・受信FAX文書は担当者に渡していたので、お客様から問い合わせがあっても担当者が不在の時はどこにFAX文書があるのかわからず、スムーズに対応できないこともありました。

・広告やDMのFAXが多く、無駄な印刷費が発生していました。

 

ペーパーレス化のご提案

今まで紙をメインでされていたため、電子化することに抵抗感のある方も多かったですがドキュワークスの講習を何回かに分けて実施することで、具体的なイメージを持っていただけました。

  • 単純に紙の削減ではなく、業務の工数の削減にもつながるため、業務の効率化にも一役買うことができました。
  • 一部の方ではなく、全社員の方が協力してくださっため、社内のコミュケーションUPにも繋がったと伺いました。
  • 以前からペーパーレス化に興味をお持ちでしたので、情報の共有も同時に行えることが前向きに検討いただけるいい材料となりました。

 

複合機とソフトウェアの連携による文書管理

ペーパーレス化の要となるのは、富士ゼロックスの電子化ファイリングソフト「DocuWorks(ドキュワークス)」です。直感的な操作で電子化した文書を編集・管理することができ、業種を問わず多くの企業で活用されています。

今回はそのドキュワークスと一緒に「ApeosWare Flow Service(アペオスウェア・フロー・サービス)」をご提案しました。複合機と連携し、スキャンした紙文書やFAX文書を社内ネットワーク内で配信・保存を行うことができ、ドキュメントフローの構築を可能にします。

どんな条件で配信ルートを決めるか、保存形式はどうするか等、ペーパーレス化に伴うルール作りをお客様と一緒になって構築していきました。

電子化しても、人の手を加えなければ無用の長物となってしまいますが、日鐵鋼業様では細かくフォルダ分けすることでより検索しやすく工夫されています。また、文書のファイル名の付け方についても「日付」なのか「物件名」なのかを目的ごとにしっかりと定めておられます。

運用ルールを事前にしっかりと決め、全社的に周知徹底を図ることによって効率のよい文書管理が可能になり、より一層の効果が出ているのだと思います。

 

お客様の声

小山様(左)と高宮

小山様(左)と高宮

これまでは紙でのやり取りがほとんどだったので、ペーパーレス化すると聞いて当初はどうなるか不安でした。今では、ほぼ全ての社員がドキュワークスを使いこなし日々の業務の中で当たり前のように便利に活用しています。

一番導入して良かったことは、お客様の問い合わせに担当関係なく即座に対応できるようになったことです。社員の一体感も出ましたし、何より自然とコミュケーションが図れるようなりました。

業務改善への取り組みは様々な方法を試したり実践したりしていますが、DocuWorksは今後もずっと使い続けたいと思っています。

 

担当者より

担当者より

今までの仕事の流れを大きく変えることは大変なことですが、日鐵鋼業様では社員一丸となって業務改善に取り組まれた結果、以前とは比べ物にならないほど作業効率が上がったそうです。

このシステムはきっかけに過ぎなかったかも知れませんが、社員の皆様から「便利になってよかった」と仰っていただいているのが何より嬉しいことです。

製品情報

製品名DocuWorks(ドキュワークス) 7.3 日本語版
仕様ユーザーライセンス:1
メーカー富士ゼロックス
価格(税別)15,200円
備考電子文書と紙文書を一元管理するオフィス向けドキュメント・ハンドリング・ソフトウェアです。スキャンして取り込んだ文書を束ねたりばらしたり文字を書き込んだりと、様々な編集を行うことができます。
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